Wat moet u doen om efficiënter te gaan werken en minder tijd te verspillen

werk zoeken

Coach Liz Huber vertelde in haar kolom Medium hoe je je tijd kunt vrijmaken van onnodige activiteiten en je werkdruk kunt optimaliseren.
Stap 1: Analyseer

De eerste stap om verspilde tijd terug te winnen, is te begrijpen hoe u het besteedt. Definieer al uw verantwoordelijkheden duidelijk, schat de tijd die u eraan besteedt in en overweeg of u ze kunt optimaliseren.

Gebruik hiervoor een tijdschrift of gereedschap als Toggl. Gebruik het om de volgende vragen te beantwoorden:

Welke taken voer je regelmatig uit?
Welk doel dienen ze?
Hoe lang duren ze?
Kunt u ze optimaliseren?

Er is geen betere methode om werktaken te evalueren dan de Eisenhower Matrix. Deze tool kan uw productiviteit op het werk vertienvoudigen. Het werd uitgevonden door de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight David Eisenhower, toen hij probeerde prioriteit te geven aan al zijn zaken. Het resultaat is een matrix van vier kwadranten die activiteiten classificeren op basis van twee dimensies: urgentie en belang.

Dit is hoe het eruit ziet:

Weet u welk kwadrant het grootste deel van uw werkweek is? Hier zijn enkele criteria:

Kwadrant I: Je hebt het gevoel dat je constant branden blust en in de noodmodus werkt. De meeste van uw projecten hebben onmiddellijke aandacht nodig vanwege brandende deadlines.
Kwadrant II: Je hebt het gevoel dat het goed met je gaat omdat je problemen zorgvuldig plant, voorbereid en voorkomt voordat ze zich voordoen. U kunt tijd besteden aan uitdagende projecten, nieuwe kansen, leren en het opbouwen van relaties.
Kwadrant III: De meeste tijd wordt besteed aan activiteiten die uw onmiddellijke aandacht vereisen, maar die niet noodzakelijk verband houden met uw prioriteiten. U gaat naar niet-urgente vergaderingen, laat u door anderen afleiden en neemt niet-kritieke telefoontjes en e-mails op. Het lijkt jou dat je constant dingen doet die belangrijk zijn voor anderen, maar niet voor jou.
Kwadrant IV: Je hebt vaak het gevoel dat je tijd verspilt. Je doet werk dat niet direct gerelateerd is aan je doelen, kijkt tv-programma’s, speelt games en zit op sociale netwerken.

Zodra je de essentie van de matrix begrijpt, kun je je werk optimaliseren in de Eisenhower-stijl:

Analyseer je schema en maak een lijst van alle werkzaamheden. Besteed bijzondere aandacht aan repetitieve processen zoals wekelijkse afspraken, rapporten en e-mails, aangezien deze eenvoudig kunnen worden geoptimaliseerd. Voel je vrij om taken toe te voegen die je zou willen doen, maar waar je geen tijd voor hebt.
Classificeer zaken op basis van hun urgentie en belang met behulp van de Eisenhower Matrix.
Tel de tijd die u besteedt aan verschillende activiteiten in elk kwadrant. Voor de meest repetitieve taken is dit geen probleem. Met sociale netwerken zijn de dingen echter veel gecompliceerder – je zit er tenslotte in terwijl je aan iets anders werkt. Daarom kunt u tools zoals Webtime Tracker en RescueTime gebruiken om u te helpen begrijpen hoeveel tijd u op Facebook en Instagram doorbrengt.

Hoe dagelijkse taken optimaliseren met de Eisenhower-matrix?

Succesvolle mensen besteden 70% van hun tijd aan projecten in het tweede kwadrant. Het resultaat is dat ze hun doelen bereiken, actief crises voorkomen en een meer evenwichtige en ontspannen levensstijl leiden.

De meeste mensen doen echter weinig met het tweede kwadrant omdat ze het druk hebben met het eerste, derde en vierde. Het is echter heel gemakkelijk om verloren tijd te herstellen, en u kunt als volgt uw taken in elk kwadrant organiseren:

Kwadrant I: Focus eerst op urgente en belangrijke taken.
Kwadrant II: Maak tijd vrij voor belangrijke maar niet urgente activiteiten.
Kwadrant III: Elimineer, optimaliseer, delegeer of automatiseer zoveel mogelijk urgente maar onbelangrijke taken.
Kwadrant IV: Alle niet-urgente en onbelangrijke zaken volledig elimineren.

Stap 2: Stop met nutteloze activiteiten

Dit is de meest efficiënte en schoonste vorm van bestellen: niets hoeft te worden geoptimaliseerd, geautomatiseerd of gedelegeerd als het simpelweg uit uw planning kan worden gehaald. Zodra u de taken heeft geïdentificeerd die u wilt stroomlijnen, splitst u ze op in de kleinst mogelijke brokken en verwijdert u alles dat er niet toe doet.

Hier zijn twee strategieën die altijd werken:

Pas de wet van Pareto toe, die zegt dat 20% van de inspanning 80% van het resultaat oplevert en de resterende 80% van de inspanning slechts 20% van het resultaat. Concentreer u op de belangrijkste activiteiten en vergeet de rest.
Leer “nee” zeggen: wanneer u een nieuwe taak krijgt toegewezen in plaats van “Hoe kan ik dit doen?” vraag “Mag ik weigeren?”

U kunt hetzelfde doen met uw online lessen:

Gebruik Unroll.Me om u uit te schrijven voor nieuwsbrieven die u niet meer wilt ontvangen.
Ontvolg mensen op sociale media, verouderde podcasts en YouTube-kanalen.
Gebruik tools zoals StayFocusd, Freedom en Offtime om specifieke sites en apps te blokkeren terwijl u werkt.
Verwijder gewoon uw accounts op Facebook, Instagram, Netflix, etc.

Hoe u op het werk niet wordt afgeleid:

Geef subtiele signalen om afleiding te voorkomen (zet bijvoorbeeld een koptelefoon op of sluit de deur).
Neem contact op met uw team wanneer u niet hoeft te worden afgeleid. Identificeer onderwerpen die niet aan collega’s mogen worden gericht.

Voorkom onnodige vergaderingen:

Woon geen vergaderingen bij waar uw aanwezigheid niet vereist is.
Annuleer onnodige vergaderingen volledig.
Vervang de afspraak indien mogelijk door een e-mail.
Verminder de frequentie van vergaderingen.

Inkomende telefoontjes:

Vermeld uw telefoonnummer niet in uw e-mailhandtekening of visitekaartje.
Vraag mensen om u eerst een e-mail te sturen, niet om te bellen.

Werkroutine:

De werkroutine is voor elk bedrijf anders, maar hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden:

Tijdrovende presentaties of rapporten die eenvoudig in een brief kunnen worden samengevat.
Diverse trainingen, conferenties en koffiebijeenkomsten.

Hier zijn enkele strategieën om uw tijd hieraan te besteden:

Stel uzelf de vraag voordat u aan een nieuw project begint: “Is dit project gerelateerd aan mijn doelen en prioriteiten?”
Leer nee te zeggen: wijs de verzoeken van anderen beleefd af.
Wees niet bang om met je baas in discussie te gaan als je het nut van een specifieke taak niet ziet. Maar ben het niet alleen oneens, bied altijd een alternatief aan.

Stap 3: Optimaliseer

Hier zijn enkele manieren om uw activiteiten te optimaliseren:

Groepeer vergelijkbare taken en voltooi ze in één keer.
Ontwikkel een gewoonte. Reserveer tijdvakken voor uw activiteiten. Als gevolg hiervan wordt de taak routine voor uw hersenen en voert u deze uit op de automatische piloot.
Stel een tijdslimiet in. Volgens de wet van Parkinson “vult werk de tijd die ervoor wordt uitgetrokken”. De tijdslimiet voor bepaalde taken zorgt ervoor dat u efficiënter werkt!
Documenteer alle repetitieve processen met tools zoals Pipefy, Manifest.ly of Kissflow.
Maak sjablonen voor repetitieve taken.
Vergeet niet creatief te zijn! Elke keer dat je een repetitieve activiteit tegenkomt, beantwoord dan de vraag: “Kun je het nog beter doen?”

Stap 4: automatiseren

Dit is meestal het leukste gedeelte! Automatisering gaat over het gebruik van technologie om handmatige en tijdrovende processen uit te voeren. Hier leest u hoe u uw leven kunt vereenvoudigen met automatisering:

Gebruik tools zoals IFTTT om eenvoudige taken uit te voeren met betrekking tot applicaties en sites. Bijvoorbeeld: automatisch posten van Facebook naar LinkedIn en Twitter.
Automatische levering: services zoals Amazon Abonneren en opslaan vullen automatisch uw boodschappen- en persoonlijke verzorgingsvoorraad aan volgens uw schema.

Er zijn veel manieren om bedrijfsprocessen te automatiseren. Zoek op Google naar handige tools of vraag iemand die je kent die soortgelijke taken uitvoert.
Stap 5: Delegeren

Taken delegeren is soms erg moeilijk, omdat we geloven dat alleen wij het werk normaal aankunnen. Deze manier van denken staat echter succes en geluk in de weg; alleen door het ego te vergeten, kunnen we de gewenste resultaten voor onszelf en voor het bedrijf bereiken.

Outsourcing is het idee van tijd kopen met geld. Beantwoord de volgende vragen om te begrijpen of u er aandacht aan moet besteden:

Hoeveel kost een uur van mijn werk?
Welke taken kan ik delegeren voor minder geld?

Delegeer alles dat geen verband houdt met uw doelen of niet past bij uw sterke punten.

Drie manieren om het te doen:

Delegeer eenvoudige taken aan virtuele assistenten.
Delegeer hele projecten aan teams of freelancers, maar wees duidelijk over doelen en prioriteiten en controleer de resultaten regelmatig.
Om oplossingen te delegeren, beantwoordt u de vraag: “Met welke problemen benaderen werknemers mij voortdurend?” Maak vervolgens voor deze situaties een plan van aanpak en stuur dit naar het team. Stel bijvoorbeeld een regel in zoals “aankopen onder de $ 50 vereisen geen goedkeuring” en vertrouw het personeel.

https://www.vindazo.be