Coach Liz Huber vertelde in haar kolom Medium hoe je je tijd kunt vrijmaken van onnodige activiteiten en je werkdruk kunt optimaliseren. De eerste stap om verspilde tijd terug te winnen, is te begrijpen hoe u het besteedt. Definieer al uw verantwoordelijkheden duidelijk, schat de tijd die u eraan besteedt in en overweeg of u ze kunt optimaliseren. Gebruik hiervoor een tijdschrift of gereedschap als Toggl. Gebruik het om de volgende vragen te beantwoorden: Welke taken voer je regelmatig uit? Er is geen betere methode om werktaken te evalueren dan de Eisenhower Matrix. Deze tool kan uw productiviteit op het werk vertienvoudigen. Het werd uitgevonden door de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight David Eisenhower, toen hij probeerde prioriteit te geven aan al zijn zaken. Het resultaat is een matrix van vier kwadranten die activiteiten classificeren op basis van twee dimensies: urgentie en belang. Dit is hoe het eruit ziet: Weet u welk kwadrant het grootste deel van uw werkweek is? Hier zijn enkele criteria: Kwadrant I: Je hebt het gevoel dat je constant branden blust en in de noodmodus werkt. De meeste van uw projecten hebben onmiddellijke aandacht nodig vanwege brandende deadlines. Zodra je de essentie van de matrix begrijpt, kun je je werk optimaliseren in de Eisenhower-stijl: Analyseer je schema en maak een lijst van alle werkzaamheden. Besteed bijzondere aandacht aan repetitieve processen zoals wekelijkse afspraken, rapporten en e-mails, aangezien deze eenvoudig kunnen worden geoptimaliseerd. Voel je vrij om taken toe te voegen die je zou willen doen, maar waar je geen tijd voor hebt. Hoe dagelijkse taken optimaliseren met de Eisenhower-matrix? Succesvolle mensen besteden 70% van hun tijd aan projecten in het tweede kwadrant. Het resultaat is dat ze hun doelen bereiken, actief crises voorkomen en een meer evenwichtige en ontspannen levensstijl leiden. De meeste mensen doen echter weinig met het tweede kwadrant omdat ze het druk hebben met het eerste, derde en vierde. Het is echter heel gemakkelijk om verloren tijd te herstellen, en u kunt als volgt uw taken in elk kwadrant organiseren: Kwadrant I: Focus eerst op urgente en belangrijke taken. Stap 2: Stop met nutteloze activiteiten Dit is de meest efficiënte en schoonste vorm van bestellen: niets hoeft te worden geoptimaliseerd, geautomatiseerd of gedelegeerd als het simpelweg uit uw planning kan worden gehaald. Zodra u de taken heeft geïdentificeerd die u wilt stroomlijnen, splitst u ze op in de kleinst mogelijke brokken en verwijdert u alles dat er niet toe doet. Hier zijn twee strategieën die altijd werken: Pas de wet van Pareto toe, die zegt dat 20% van de inspanning 80% van het resultaat oplevert en de resterende 80% van de inspanning slechts 20% van het resultaat. Concentreer u op de belangrijkste activiteiten en vergeet de rest. U kunt hetzelfde doen met uw online lessen: Gebruik Unroll.Me om u uit te schrijven voor nieuwsbrieven die u niet meer wilt ontvangen. Hoe u op het werk niet wordt afgeleid: Geef subtiele signalen om afleiding te voorkomen (zet bijvoorbeeld een koptelefoon op of sluit de deur). Voorkom onnodige vergaderingen: Woon geen vergaderingen bij waar uw aanwezigheid niet vereist is. Inkomende telefoontjes: Vermeld uw telefoonnummer niet in uw e-mailhandtekening of visitekaartje. Werkroutine: De werkroutine is voor elk bedrijf anders, maar hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden: Tijdrovende presentaties of rapporten die eenvoudig in een brief kunnen worden samengevat. Hier zijn enkele strategieën om uw tijd hieraan te besteden: Stel uzelf de vraag voordat u aan een nieuw project begint: “Is dit project gerelateerd aan mijn doelen en prioriteiten?” Stap 3: Optimaliseer Hier zijn enkele manieren om uw activiteiten te optimaliseren: Groepeer vergelijkbare taken en voltooi ze in één keer. Stap 4: automatiseren Dit is meestal het leukste gedeelte! Automatisering gaat over het gebruik van technologie om handmatige en tijdrovende processen uit te voeren. Hier leest u hoe u uw leven kunt vereenvoudigen met automatisering: Gebruik tools zoals IFTTT om eenvoudige taken uit te voeren met betrekking tot applicaties en sites. Bijvoorbeeld: automatisch posten van Facebook naar LinkedIn en Twitter. Er zijn veel manieren om bedrijfsprocessen te automatiseren. Zoek op Google naar handige tools of vraag iemand die je kent die soortgelijke taken uitvoert. Taken delegeren is soms erg moeilijk, omdat we geloven dat alleen wij het werk normaal aankunnen. Deze manier van denken staat echter succes en geluk in de weg; alleen door het ego te vergeten, kunnen we de gewenste resultaten voor onszelf en voor het bedrijf bereiken. Outsourcing is het idee van tijd kopen met geld. Beantwoord de volgende vragen om te begrijpen of u er aandacht aan moet besteden: Hoeveel kost een uur van mijn werk? Delegeer alles dat geen verband houdt met uw doelen of niet past bij uw sterke punten. Drie manieren om het te doen: Delegeer eenvoudige taken aan virtuele assistenten. |
https://www.vindazo.be |