Als een bestelauto niet privé wordt gebruikt, is het niet langer noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden. Sinds 2012 kan hiervoor gebruik worden gemaakt van de “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto”. Deze kan via de werkgever bij de Belastingdienst worden aangevraagd. Na toekenning hoeft de werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden.

De bestelauto wordt toch privé gebruikt

Stel dat de Belastingdienst toch het vermoeden heeft dat er wel degelijk privé wordt gereden in de bestelauto, wordt er contact gezocht met zowel de werkgever als de werknemer. Nu wordt er de mogelijkheid gegeven om aan te tonen wat het zakelijke karakter van een rit was waar vraagtekens over zijn. Kan dit niet worden aangetoond, geldt een naheffingsaanslag. Indien de werkgever wist dat er een onjuiste verklaring is afgegeven, toestemming heeft gegeven voor privégebruik of op de hoogte was van privégebruik, wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd.

Vereenvoudigde rittenregistratie

Ondanks het niet verplicht is, kan een vereenvoudigde rittenregistratie een uitkomst zijn voor het gebruik van een bestelauto. Bijvoorbeeld in bovenstaand geval om te controleren of er geen privékilometers worden gereden. Als een werknemer door de aard van de werkzaamheden veel ritten op een dag heeft, mag de werknemer om praktische redenen het bewijs leveren met een combinatie van een vereenvoudigde  rittenregistratie en de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever.

Hoe ziet een vereenvoudigde rittenregistratie er uit?

Het voordeel van een vereenvoudigde rittenregistratie is dat niet alle gegevens van een rit hierin hoeven te staan. Er moet alleen per dag worden geregistreerd:

• De datum
• De werktijd
• De begin- en eindkilometerstand (aan het begin en einde van de werktijd)
• Een verwijzing naar de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in die administratie ontbreekt.

Wil je deze rittenregistratie niet met de hand bijhouden? Dan kan dit ook heel makkelijk en automatisch met een GPS ritregistratiesysteem van TrackJack.